企業が健全に成長していくためのコンサルティング
企業が健全に成長していくためのコンサルティング
繁忙期（確定申告や３月決算のある３～５月）には夜中まで仕事しているといった話が語られることも良くあります。逆に閑散期には、全く残業がないと言われることもあります。
一人の担当者が決まったお客様を固定的に担当し、他の担当者や場合によっては所長すら詳細を知ることがないという状況になることも。そのような状況で担当者が定年や転職で退職してしまうと、後任者への引継ぎが大変になるのです。
当グループでは「効率化」「人的依存排除」「品質管理」といった基本的な目標を置き、会計事務所において行われる業務の全てを、直接業務・間接業務含めて本質から見直し、これらを促進するにはどのような仕組みが必要となるかを追求しました。
この結果、開発された「耕夢システム」は、お客様・職員間のコミュニケーションや会計・税務・コンサルティングなどの業務の進捗・生産性管理、そして必要な各種専門情報の学習・更新・共有化・業務へのフィードバックなどの機能を高度に統合することによって、業務品質や生産性、お客様の満足度、そして職員の働き方を飛躍的に高めることができる仕組みとなりました。
※「Salesforceを基盤としたクラウドシステム上に構築されています。
効果01作業の見える化
職員は２週間程度先までの業務を上記のチェックリストなどから抽出、予定として把握します。また実際に業務を行うと実績として登録されます。これらは高度なレポートで集計・分析を行うことが可能で、限られた業務時間を効率的に配分することにつながります。
また、職員間の業務分担量の把握やその調整にもつながるため、不公平感につながる業務の偏りを防止することも可能です。もちろん、詳細な分析は納得感のある給与査定等にも活用できます。
効果02経営の見える化
会計事務所の顧問先のお客様からいただく顧問料、決算料の金額はどうやってはじき出すのかご存知でしょうか。一般的によく会計事務所のHPで目にするのは、
で構成されています。もちろんこのような値決め要素は必要不可欠ですが、顧問先毎の作業時間数をいつ、どのくらい時間がかかっていて、誰が作業に関わっているのか、ということがわかりません。
耕夢システムでは、誰がいつどのくらい作業時間に携わっているのかが、時間数・グラフで見ることが出来、それによって顧問料や作業内容を見直すきっかけを作ることができます。
chatterというコミュニケーション機能を活用し、事務所内やお客様との間のコミュニケーションを的確に記録し、メールのやり取りで発生するような散逸を防ぐことが可能です。また、税理士法４１条で義務付けられている「業務処理簿」と同等の記録を残すことも可能となっています。
特に、弊所のように複数拠点となった事務所の場合や、テレワークを多用する場合でも、各拠点やテレワーク従事者間のコミュニケーションや業務管理を的確に（しかもカメラ監視や頻繁な会議に頼ることなく）行うことができます。
このchatterは、事務所内外にあるPDFやオフィスといった様々なファイルをお客様、プロジェクト、担当などに関連付けて保存することができるため、業務マニュアルやまとめ資料といった使い方にも大きな効果を発揮します。
効果03テレワークへ転換
チェックリストの実施や職員間、お客様とのやり取り、また予定工数・実績などがchatterに自動的に転送されるので、所長などの管理者はこれを一覧することでリアルタイムに業務の進捗状況をつかむことが可能です。
他にも、受信したFAXや事務所WEBページへの問い合わせが表示され、在宅やサテライトオフィス、移動中や出張中でも、またPCのみならずタブレットやスマートフォンを使った場合でも事務所内と全く変わらないコミュニケーションや業務の実施、管理、研修等が可能となります。
これは、上記の目標だけではなく、弊所が特に重視する「女性が働きやすい環境」の持続的実現にも非常に有効であると考えております。まさに事務所全体の動きを把握できる情報となっています。
